El R.D. de control horario (y II). La TECNOLOGÍA

Venimos del post anterior, para leerlo click aquí.

Ya he decidido que tengo que implementar un registro de la jornada laboral, ¿y ahora?

Analicemos primero los requisitos que debe cumplir un sistema de control horario y después veremos cual es más adecuado para cada tipo de empresa. De la lectura del Real Decreto y la Guía publicada por la Inspección de Trabajo (ver anterior post) se desprenden 4 requisitos:

  • Autenticación: Se debe poder asegurar que el que ficha es el trabajador, que es quien dice ser. Para esto, lo más fiable sería un lector biométrico como lectores de huella, pero hasta ahora algunas empresas lo han solventado con una tarjeta, personal e intransferible, que entregaban a sus trabajadores.
  • Localización: En una empresa con un centro de trabajo fijo está claro: el que pasa la puerta, o el torno, entra a trabajar. Pero el problema surge con los trabajos móviles. Afortunadamente, como veremos, el uso ya extendido de la geolocalización en los teléfonos móviles nos permitirá solventar este problema.
  • Disponibilidad para consulta: Por el trabajador, empresario o Inspección de Trabajo, cumpliendo además con la normativa de protección de los datos personales; por lo que no vale un listado de consulta en el tablón de la oficina. Tiene que ser un sistema que permita al trabajador consultar su registro horario de forma confidencial.
  • Securización, almacenamiento y certificación de la información: Aunque no lo obliga en el Real Decreto, la Guía de la Inspección de Trabajo sí indica que el registro debe “proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”
A los anteriores yo añadiría dos, no menos importantes:
  • Facilidad de uso: La operación de fichaje y la consulta del registro debe ser lo más sencilla posible para el trabajador, que puede no tener experiencia en el uso de dispositivos móviles o informáticos.
  • Coste: Como siempre, la implantación de una herramienta de este tipo no puede ser gravosa para la empresa, tanto en términos monetarios como en coste de adopción por los trabajadores (muchas veces más costoso en términos de pérdida de horas de trabajo que la inversión real en la herramienta).
La configuración de las empresas

Si analizamos los tipos de empresas que tienen que adoptar una solución tecnológica de control horario, la principal diferencia no radica en el tamaño de las mismas, sino en la configuración de sus operaciones:

OPERACIONES FIJAS, MÓVILES O MIXTAS

Es decir, empresas con sus trabajadores radicados en uno o varios centros de trabajo fijos, empresas con trabajadores móviles y combinaciones de las anteriores.

EMPRESAS CON OPERACIONES FIJAS

Las empresas del este tipo normalmente ya tienen un sistema de control de acceso a sus centros de trabajo (tornos, tarjetas, biométricos), que puede ser fácilmente integrable con un software de registro de la jornada.

Pero la modificación en las formas de trabajo que nos han traído las nuevas tecnologías puede hacer cambiar rápidamente a una empresa de “fija” a “móvil”. Además, hay que tener en cuenta que incluso dentro de empresas con sus operaciones centralizadas hay trabajadores que se desplazan eventualmente y hay que gestionar ausencias, como salidas del centro de trabajo, o bajas laborales.

Otro problema a solventar es la disponibilidad del registro para la consulta del trabajador: Si dispones de un sistema de control de acceso deberás permitir al trabajador que consulte su información de registro. Una solución es poner a disposición de los trabajadores un ordenador que permita consultar los datos mediante un usuario y contraseña. O puedes adoptar un software que permita al trabajador consultar la información en el móvil, como en el caso que comentaremos más adelante.

Por esto, la solución a adoptar no va a cambiar en función del tipo de configuración laboral de la empresa, debiendo adoptar una solución que sea lo más flexible posible y que permita interconectar los posibles sistemas de control de acceso y los dispositivos móviles de los trabajadores con el sistema de registro horario.

Hoy en día una empresa con operaciones fijas puede pasar rápidamente a "empresa móvil"

EMPRESAS CON OPERACIONES MÓVILES O EMPRESAS MIXTAS

Hoy en día son muchas las empresas que cuentan con centros de trabajo móviles (obras, brigadas de instalación o mantenimiento) o con trabajadores móviles, tanto de forma continua (comerciales, mandos intermedios) como eventual, por viajes de trabajo o asistencia a reuniones. 

La externalización de los trabajos, la necesaria expansión geográfica y los nuevos modos de trabajo facilitados por la tecnología (teletrabajo, colaboraciones, trabajo por proyectos) hacen que el trabajador inicie y/o termine su jornada laboral fuera de las instalaciones de la empresa. Estos trabajadores móviles pueden compatibilizar su situación con otros trabajadores fijos al centro de trabajo, o alternar su situación entre fijo y móvil.

Aunque la tecnología nos permite abordar el registro de la jornada de estos trabajadores, el principal problema que nos encontramos para permitir que un trabajador fiche mediante un dispositivo electrónico a distancia es el aseguramiento de dos variables: Autenticación (el trabajador debe ser quien dice ser) y Localización (el trabajador debe estar donde dice estar).

El principal problema para fichar a distancia es la Autenticación y la Localización

CLOUD Y MÓVIL

Como hemos visto anteriormente, la naturaleza de las actividades actuales hacen que prácticamente todos los tipos de empresa necesiten de un sistema de registro horario que esté interconectado con varios dispositivos de registro y consulta y que sea móvil, ya que estos dispositivos pueden estar en distintas localizaciones.

La tecnología cloud y móvil nos facilita esta interconexión móvil.

CLOUD es un conjunto de tecnologías que nos permiten ofrecer servicios de computación en una red, como internet.  Entre estos servicios se encuentran los de proceso (ejecutar el software) y almacenamiento (guardar los datos). En nuestro sistema de registro, tanto la lógica del programa de registro (cálculo de horas, comprobación de identidad, etc.), como el almacenamiento de la información estarán en un servidor en la nube y serán accesibles desde cualquiera de nuestros dispositivos autorizados.

Este almacenamiento de la información en la nube, «fuera de nuestra empresa», suele generar dudas al principio, ya que parece que los datos no estarán seguros fuera de nuestras instalaciones. Pues bien, al nivel de seguridad que necesitan los datos de nuestras empresas, la nube ofrece mayor seguridad que nuestros servidores, por simple economía de escala, ya que permite aplicar sistemas de seguridad que serían prohibitivos si los quisiéramos aplicar sólo a nuestra instalación. Hay varios artículos en la red sobre este tema, os dejo el de Amazon Web Services, uno de los proveedores de estos servicios.

Y qué decir del MÓVIL, que ya usamos como un apéndice más de nuestro cuerpo. El móvil será el dispositivo que permitirá al trabajador realizar el fichaje y consultar sus registros, en el centro de trabajo fijo o en una ubicación móvil. Además, es un dispositivo del que dispone todo el mundo… pero cuidado:

  • Si el teléfono móvil es propiedad de la empresa: Se deberá asegurar el cumplimiento del nuevo art. 20bis del Estatuto de los Trabajadores ligado al derecho a la intimidad.
  • Si el teléfono móvil es propiedad del trabajador: Además de lo anterior, se generan dudas sobre la legalidad de instalar una app en el teléfono del empleado. Actualmente la ley no lo prohíbe, pero habrá que asegurar la aceptación por parte del trabajador de forma documental.
UNA SOLUCIÓN MÓVIL Y CLOUD

Resumiendo, el sistema de registro horario se puede implementar mediante un software en la nube (que facilita la interconexión y almacena los datos) y dispositivos móviles (teléfonos móviles) y/o fijos (ordenadores, tornos, lectores de tarjetas o huella, etc.)

El software se compone de una app para smartphone y una aplicación web que se ejecuta en un navegador. 

En la parte móvil, una app instalada en el teléfono móvil del trabajador permite realizar el fichaje y consultar los registros, autenticándose mediante contraseña o huella. Los trabajadores que no tengan (o no quieran, o no puedan utilizar) un móvil pueden ser «fichados» por un tercero (p. ej. un encargado) mediante la app.

En la aplicación web se realizan las funciones de administración: creación de usuarios, alta de horarios, exportación de datos, etc.  Además, los trabajadores que trabajen mediante un ordenador pueden fichar en la aplicación web o fichar a terceros que no dispongan de medios para hacerlo. Esta aplicación web también proveerá la conexión con los dispositivos de control de acceso.

Ejemplo de app móvil

Otro aspecto a destacar es la necesaria integración con los sistemas de gestión de la empresa, ERPs o Sistemas de Gestión de RR.HH., para transmitir las horas efectivas, horas extras o ausencias no justificadas del trabajador.

Finalmente, la consulta por parte de la gerencia de la información de sus trabajadores se puede realizar tanto desde la web como desde una app móvil para el empresario, con estadísticas y avisos sobre ausencias, retrasos, etc.

El esquema anterior es el que han utilizado la mayoría de los desarrolladores que han lanzado aplicaciones para el control horario, como mis compañeros de SOLMEL con su aplicación MyPersonal

Ejemplo de aplicación web, (consulta y registro)

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