Una única verdad sobre tu empresa (y II)
El diccionario de datos

No existe una única verdad sobre tu empresa, SEGURO.

Ya vimos en el post anterior cómo es vital para la organización la centralización de todos sus datos.

Otro aspecto crucial para conseguir la UNICA verdad en tu empresa es el diccionario de negocio, diccionario de información o Business Glossary.

El objetivo en la creación de un diccionario de la información es que todos hablemos el mismo idioma dentro de la empresa: establecer definiciones únicas para los términos de uso común en la organización, por ejemplo:

  • ¿Qué es un cliente activo?: Cliente activo es el cliente que ha realizado al menos 1 compra en el último año.
  • ¿Qué es una venta?: Es transacción que resulta de intercambiar un producto con el cliente a cambio de un importe no negativo (quedarían excluidas las devoluciones).

Pueden parecer definiciones triviales, pero si quiero obtener estadísticas de las ventas anuales de un determinado producto o la lista de clientes para ofrecerles un descuento en la nueva campaña de fidelización, me gustaría tener claro qué datos entran en el cálculo y cuáles no.

La empresa Babel

Es un hecho que no todos hablamos el mismo lenguaje dentro de una organización.

La formación (ingenieros – economistas – abogados), el departamento o área (IT vs. Negocio) o la empresa de procedencia (caso de organizaciones formadas por adquisición o fusión) hacen que los términos expresados tengan significados distintos según la parte.

Esto se suele poner de manifiesto en las reuniones de Babel: Todos hablan pero no se entienden.

Compruébalo poniendo a alguien de Negocio con alguien de TI para definir los requisitos de un proyecto.

Esto supone, para una empresa de cualquier tamaño, unos gravosos costes de incomunicación: Costes operacionales, pérdidas de oportunidad de ventas, pérdida de imagen ante el cliente, etc.

Por esto, debe ser prioridad estratégica el que una organización hable una sola LENGUA, tenga un solo VOCABULARIO.

Y para conseguirlo, lo primero es crear un diccionario de negocio. Esto es un activo fundamental del Data Governance, y condición necesaria para conseguir una ÚNICA VERDAD en tu empresa, conseguir que la información que manejas en el día a día sea creíble.

debe ser prioridad estratégica el que una organización hable una sola LENGUA, tenga un solo VOCABULARIO

 

A continuación 6 razones por las que un diccionario de negocio es vital para una organización, tomadas de Zak Cole en su post Six Reasons Business Glossary Management Is Crucial to Data Governance (link):

  1. Acercar a IT y Negocio, áreas que deberían poder cooperar estrechamente, cada día más.
  2. Poder realizar búsquedas integradas, búsquedas de datos que involucran varios departamentos.
  3. Encontrar relaciones entre distintos términos, imprescindible para obtener insights (relaciones fundamentales entre las variables del negocio), o para temas de compliance.
  4. Project Management y flujo de trabajo integrado entre los departamentos.
  5. Publicar los términos de negocio para que estén disponibles para toda la organización.
  6. Trazabilidad de los nuevos términos y evolución de los mismos.
Herramientas tecnológicas para el diccionario de negocio

Podrías decirme que lo comentado hasta ahora no es nada tecnológico, que se puede hacer con lápiz y papel, o con el ubicuo Excel.

Cierto, muchos diccionarios de datos de las empresas hoy en día son hojas excel. No tienes porqué invertir en herramientas tecnológicas para confeccionar un diccionario de negocio, puedes elaborar un documento con las definiciones clave y distribuirlo a toda la organización. Será un buen comienzo.

Pero pronto esa hoja excel nos va a plantear los mismos problemas que comentábamos en el post anterior sobre centralización de datos: Distribución y actualización de la información a toda la empresa, integración con otras herramientas, trazabilidad de los términos, conexión con metadatos técnicos, posibilidad de establecer reglas de calidad, etc., y tendremos que migrar el diccionario a alguna de las soluciones específicas que hay en el mercado.

En realidad, no hay soluciones específicas de gestión de un diccionario de negocio en el mercado, sino que están integradas en las soluciones de Data Governance de los vendors. Esto tiene su lógica, ya que además de gestionar el diccionario permiten gestionar los metadatos asociados a los términos del mismo. De hecho, el diccionario de datos es sólo una parte de la necesaria estrategia de Data Governance.

Algunas de las principales, según Gartner, son:

Al ser todavía minoritarias, no hay muchas herramientas de gobierno de datos open Source, pero hay una iniciativa interesante de la empresa española bluetab llamada /truedat.

IBM InfoSphere Governance Catalog
/truedat de la empresa bluetab
Qué herramienta escoger

Como siempre, la elección de la herramienta adecuada debe surgir de un análisis de la situación actual y objetivo futuro, mediante el balance de las siguientes variables:

  • Necesidades actuales y futuras.
  • Madurez tecnológica de la organización.
  • Ecosistema de herramientas implementadas.
  • Y por supuesto … PRESUPUESTO

En este link podéis encontrar información sobre criterios de selección de estas herramientas o también tenéis la posibilidad de acudir al informe de Gartner (Magic Quadrant for Metadata Management Solutions).

Gartner es una consultora de referencia en BI y tratamiento de datos. Estos informes son bajo pago pero se pueden encontrar en las páginas web de los vendors (evidentemente, en los que Gartner puntúa bien).

Como dice Michele Iurillo en este post, Gartner es como la guía Michelín de las empresas tecnológicas, la pertenecencia al club ya condiciona el propio estudio; aún así, es un referente mundial que hay que tener en cuenta. En el post encontraréis varios criterios de selección para este tipo de herramientas.

Buscando la única VERDAD
Un diccionario de negocio (o diccionario de datos o Business Glossary) debería ser una prioridad para nuestra empresa, parte seminal de nuestra estrategia de gobierno de datos, con el objetivo último de obtener la ÚNICA VERDAD para toda la organización. Esto va a suponer un ahorro de costes considerable, y un incremento de nuestro valor interno, que nos permitirá mejorar nuestra competitividad.

Visita nuestra web para conocer más sobre BIAI Solutions

Suscríbete a nuestro blog

Previous Post

El R.D. de control horario (I). La LEY

Next Post

PyME y productividad (I)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top