Una única verdad sobre tu empresa

No existe una única verdad sobre tu empresa, SEGURO.

¿Tiene tu empresa toda la información centralizada en un único repositorio o cada departamento tiene su base de datos y cada persona tiene su hoja excel?

¿Habláis el mismo idioma? 

¿Tenéis todos claro qué definición tiene cada parámetro, KPI, del que habláis? No sería la primera reunión que malgastamos discutiendo si el Margen Bruto incluye el coste de personal o las Ventas incluyen operaciones discontinuas…

Data Management

Estos dos problemas son bastante comunes en toda empresa, y hacen referencia a dos conceptos básicos del Data Management:

  1. La necesaria integración y centralización de los datos.
  2. La definición de un diccionario de la información o Business Glossary
Disciplinas del Data Management

Data Management es “el desarrollo, ejecución y supervisión de planes, políticas, programas y prácticas que controlan, protegen e incrementan el valor de los datos y los activos de información a través de su ciclo de vida”

Data Management Association

Por cierto, la DAMA (Data Management Association) está en proceso de formar Delegación en España (o chapter), aquí su link: https://dama-spain.es/

En este post nos centraremos en la 1ª acción, cómo integrar y centralizar todas las fuentes de datos de nuestra organización. Hablaremos del diccionario próximamente. 

La información en la empresa

Cada empresa es un mundo, está estructurada de diferente forma, su capital humano y cultura empresarial son distintos, sus objetivos son dispares… pero sea como sea esa empresa, se asume ya por todos los manuales de las escuelas de negocio que sus estrategias, políticas y cultura empresarial deberían ser compartidas por TODA la organización.

Y si los datos son la materia prima de los procesos de la organización, ¿no deberían ser igualmente compartidos por todos los implicados en dichos procesos, desde el nivel operativo al estratégico?

Es evidente que el acceso a esta información dependerá del nivel de la toma de decisión, pero los datos base deben ser comunes, para que así las decisiones a todos los niveles sean coherentes.

Los datos deben ser compartidos por toda la organización, a todos los niveles

Los silos de información

Lo normal en una empresa con una cierta historia es que debido a su crecimiento orgánico, los sistemas de información hayan evolucionado con la empresa, acumulándose distintas herramientas para cada operativa o departamento, cada una de las cuales guarda la información en sus bases de datos, sin integración con el resto.

Además está el omnipresente Excel en sus distintas versiones (innumerables versiones, tantas como empleados).

¿Esto qué provoca? Que cada empleado/director/grupo de trabajo/departamento tenga SU información, que es SU VERDAD. Pero no coincide con LA VERDAD de otro empleado/director/grupo de trabajo/departamento. De esto solemos darnos cuenta cuando estos equipos interactúan entre sí, abocando a reuniones interminables discutiendo sobre distintas verdades.

En cada DEPARTAMENTO hay UNA VERDAD
Cada empleado tiene SU VERDAD

Al no existir conexión entre los distintos departamentos, la información se aísla en silos de información. Esto produce perjuicios a la gestión de la información y por tanto, al funcionamiento de la organización:

  • No existe control de la información: Dentro de cada departamento, la información se puede modificar, intencionadamente o por error, falseando los resultados contables o de gestión.
  • Se producen errores de transmisión de la información: Al transferir los datos entre aplicaciones, manual o automáticamente, pueden producirse errores, que serán acumulados a lo largo del tiempo y a lo largo de los procesos.
  • No hay información para la toma de decisiones: El hecho de que la información esté dispersa entre los departamentos y sistemas hace que no haya información fiable agregada de las principales variables de funcionamiento de la empresa, lo que dificulta el análisis de la empresa a todos los niveles.

Además de todo lo anterior, los datos clave del negocio, tales como la información sobre nuestros clientes, también está dispersada, duplicada, y no es fiable. Esto es vital para la empresa, pensad en el tiempo que malgastamos comprobando que la información de un cliente es correcta, y el problema ocasionado si no lo es. Este tema ha cobrado importancia últimamente bajo el acrónimo MDM, Master Data Management.

Objetivos para la información

Para acometer la necesaria reorganización de la información en nuestro negocio debemos implementar una Estrategia de Gestión de la Información con los siguientes objetivos clave:

La información debe ser :

  • ÚNICA: Sólo debe existir una versión de los datos dentro de la compañía. Todos los departamentos compartirán una información común que permitirá la toma de decisiones tanto a nivel operativo como a nivel estratégico.
  • ACCESIBLE: La información debe ser accesible para todos (evidentemente, según autorizaciones).
  • FIABLE: El usuario que va a tomar una decisión en base a los datos debe estar seguro de que dicha información está actualizada (diaria, semanal, mensualmente, según tipo de dato) y es correcta.

Además, debe estar orientada a la toma de DECISIONES: Los datos de la empresa, únicos y agregados permitirán la toma de decisiones a todos los niveles de la organización. Las aplicaciones a desarrollar deberán presentar al tomador de la decisión la información adecuada en cada momento y a cada nivel.

La información debe ser ÚNICA, ACCESIBLE y FIABLE

El  diseño de la arquitectura de los Sistemas de Información

Con estos objetivos básicos como guía ya podemos centrarnos en el diseño de la arquitectura de los Sistemas de Información y BI de nuestra organización, y esto necesita de un análisis previo de la situación de la empresa:

  • Tamaño de la empresa
  • Estrategia empresarial
  • Estado de los sistemas de información
  • Capital humano y formación previa
Y por supuesto … PRESUPUESTO

En el caso de una organización de tamaño medio, probablemente tendrá varias herramientas de gestión de la información. La creación de un Data Warehouse o varios Data Marts donde se comparta información agregada y fiable del negocio será clave para la necesaria integración de la información. Un Data Warehouse no es nada más que eso, una base de datos centralizada que almacena datos agregados. Los Data Marts son data warehouses que almacenan la información de una parte del negocio, pueden tener su utilidad en organizaciones más grandes.

Las herramientas ETL (Extract, Transform and Load), limpian y agregan la información de los Sistemas Integrados de Gestión, y la almacenan en el Data Warehouse, donde está disponible para análisis o visualización.

En el caso de una PyME, la situación normalmente está entre el uso exclusivo de tablas Excel, el uso de sistemas de gestión contable y los sistemas de gestión integrados o una mezcla de los anteriores. Entre los sistemas de gestión integrados destacan:

  • ERP: Enterprise Resource Planning, Sistemas de Planificación de Recursos de la Empresa. Son sistemas de información que gestionan las variables fundamentales del negocio, sobre todo en la parte de producción y financiera.
  • CRM: Customer Relationship Management, Sistemas de Gestión de las relaciones con los Clientes. Como su nombre indica, están focalizados en la información sobre el cliente, y son muy útiles en el desarrollo de campañas de marketing o gestión comercial. En su forma más básica son una simple agenda de contactos de clientes.
  • BPM: Business Process Management, Sistemas de Gestión de Procesos. Permiten modelizar procesos de la empresa y automatizarlos.

Depende de las características y estrategia de la empresa la implantación de un sistema u otro. Una empresa de e-commerce probablemente elegirá un CRM para empezar. Para una empresa convencional el camino lógico comienza con un ERP. Una empresa industrial puede obtener beneficio de modelizar alguno de sus procesos productivos mediante un BPM para conectarlo con el proceso real.

Evolución típica de una empresa convencional en los Sistemas de Información

Hoy en día hay productos en el mercado adaptados a todos los tamaños de empresa, necesidades y presupuestos. Muchos de ellos son híbridos de las soluciones anteriores y empiezan a implantarse soluciones cloud. Tampoco hay que desechar la opción de una solución ad-hoc, programada a medida, ya que podrá adaptarse exactamente a los procesos ya implantados dentro de nuestra organización. En otro post analizaremos las distintas soluciones.

Lo importante no es sólo la mejora en cuanto a gestión de la información que estos Sistemas de Información permiten, sino que obligan a la centralización de los datos. Si un ERP se implanta adecuadamente, los datos reales, la VERDAD del negocio, va a ser la almacenada en su base de datos o en el Data Warehouse en el que vuelca los datos.

¿Va a eliminar esto al Excel? Idealmente debería, pero la respuesta es NO. No podrás evitar que tus empleados sigan utilizando Excel para gestionar datos.

Pero lo importante es que la única verdad de tu empresa a partir de ahora será la verdad que hay en la base de datos centralizada. Las decisiones que tomen los directivos estarán basadas en datos fiables y únicos para toda la organización. Y las decisiones operativas diarias estarán basadas en esos mismos datos.

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